Mon Proxima est la plateforme en ligne adossée au logiciel Proxima, éditée par Tutelle Au Quotidien. Elle permet aux mandataires judiciaires à la protection des majeurs (MJPM), aux tuteurs familiaux et, depuis peu, à certains proches d’accéder aux dossiers de gestion d’une mesure de tutelle ou de curatelle. Quels écarts séparent cet outil d’un suivi classique sur tableur, et que faut-il préparer avant d’ouvrir son espace ?
Mon Proxima comparé à un suivi sur tableur : les écarts fonctionnels
Avant de détailler la prise en main, il est utile de mesurer ce que la plateforme change par rapport aux pratiques encore répandues (fichiers Excel, classeurs papier, courriers manuels). Le tableau ci-dessous synthétise les différences sur les postes qui consomment le plus de temps au quotidien.
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| Poste de gestion | Tableur / papier | Mon Proxima |
|---|---|---|
| Suivi des comptes bancaires | Saisie manuelle, rapprochement relevé par relevé | Télétransmission bancaire automatisée, rapprochement intégré |
| Stockage des documents | Scan puis classement sur disque ou clé USB | GED intégrée : stockage, indexation et recherche directe |
| Courriers au juge des tutelles | Rédaction libre, envoi postal | Modèles pré-remplis avec références du dossier, envoi de recommandés en ligne |
| Rappels d’échéances | Agenda personnel, risque d’oubli | Alertes automatiques (renouvellement, reddition de comptes) |
| Accès des proches | Photocopies ou envoi par e-mail | Accès consultatif paramétrable pour le majeur protégé ou un proche référent |
L’écart le plus net porte sur la télétransmission bancaire. Sur un tableur, un mandataire consacre un temps significatif au rapprochement des relevés. La télétransmission supprime la ressaisie des opérations bancaires, ce qui réduit aussi le risque d’erreur dans les comptes de gestion adressés au juge.
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Accès consultatif pour majeurs protégés et proches : paramétrage et limites
Plusieurs services MJPM utilisent désormais Mon Proxima pour offrir un accès en simple consultation au majeur protégé ou à un proche désigné (conjoint, enfant référent). Cet accès se limite aux relevés de comptes et aux documents transmis au juge. Aucune opération comptable ne peut être réalisée depuis ce profil.
Ce paramétrage répond à une demande croissante de transparence. Le majeur protégé peut vérifier l’état de ses comptes sans solliciter son mandataire par téléphone ou par courrier. En revanche, l’ouverture de cet accès reste à la discrétion du mandataire, en accord avec les termes de la mesure de protection fixée par le juge.
Ce qu’il faut vérifier avant d’activer un accès consultatif
- L’ordonnance du juge des tutelles doit autoriser la communication d’informations financières au majeur ou au proche concerné. Sans cette base juridique, l’accès ne doit pas être ouvert.
- Le mandataire définit le périmètre exact : consultation des relevés seuls, ou consultation élargie aux courriers et pièces justificatives stockées dans la GED.
- Le compte consultatif dispose de ses propres identifiants. Le majeur protégé ne partage jamais les identifiants du mandataire.
Protection des données sur Mon Proxima : exigences RGPD et analyse d’impact
Un dossier de tutelle concentre des données parmi les plus sensibles : patrimoine, santé, situation familiale. La plateforme Mon Proxima héberge ces informations pour le compte du mandataire, ce qui place l’éditeur dans un rôle de sous-traitant au sens du RGPD.
Depuis 2023-2024, les éditeurs de solutions de tutelle sont de plus en plus incités à réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD). Certains services MJPM exigent désormais la preuve écrite de cette démarche avant de déployer la solution à grande échelle. Concrètement, cela signifie que l’éditeur doit documenter les risques liés au traitement, les mesures de sécurité en place et les procédures en cas de violation de données.
Pour un tuteur familial, la question se pose différemment. Il n’a pas l’obligation de mener une AIPD, mais il reste responsable de la confidentialité des données qu’il consulte et télécharge depuis la plateforme. Un mot de passe robuste et la déconnexion systématique après chaque session restent les gestes de base.
Migration vers Mon Proxima : les étapes concrètes pour quitter le papier
Passer d’un classeur papier ou d’un fichier Excel à Mon Proxima ne se résume pas à créer un compte. Les retours d’expérience récents montrent que la phase de préparation interne conditionne la réussite de la migration.
Avant la première connexion
Cartographier les processus existants permet d’identifier ce qui sera automatisé et ce qui nécessitera une saisie initiale. Le tri des pièces (jugements, inventaires, relevés bancaires) est la tâche la plus longue. Mieux vaut numériser les documents par dossier, en nommant chaque fichier de façon explicite, avant de les importer dans la GED de Proxima.
Pendant la bascule
Mon Proxima propose une heure d’accompagnement en ligne incluse dans l’abonnement. Ce créneau est plus productif lorsqu’il intervient après la préparation : le mandataire arrive avec ses dossiers triés et ses questions précises, plutôt que de découvrir l’interface en partant de zéro.
- Définir les routines de saisie dès le départ : fréquence de rapprochement bancaire, calendrier de reddition des comptes, modèles de courrier à personnaliser.
- Tester l’accès consultatif sur un dossier avant de le généraliser. Cela permet de vérifier que le périmètre de consultation correspond bien à ce qui a été convenu.
- Conserver une copie locale des documents les plus anciens pendant les premiers mois, le temps de valider que l’import dans la GED est complet.
La plateforme Mon Proxima traite un volet souvent sous-estimé de la protection des majeurs : le lien entre transparence comptable et respect de l’autonomie. Un majeur protégé qui peut consulter ses propres comptes garde une forme de prise sur sa situation financière. Pour le mandataire, l’outil réduit le volume de tâches administratives répétitives. La donnée clé à retenir reste la télétransmission bancaire automatisée, qui modifie en profondeur le temps consacré à chaque dossier de gestion.
